IAM - Rilevazione dati da campo

La raccolta dati da campo, generalmente definita Infield Activity Management, rappresenta un ambito organizzativo estremamente strategico su cui le aziende stanno investendo in ottica Azienda 4.0, ovvero attuando la trasformazione digitale dei processi aziendali.

Entrando nel dettaglio dei singoli processi aziendali, è frequente il caso in cui una risorsa debba compilare un modulo, un rapporto o della documentazione e allegare a questi elementi multimediali quali foto, video o ulteriori altri documenti/rapporti. Uno scenario che probabilmente coinvolge le aziende di tutti i settori merceologici e a cui pochi amministratori dedicano la necessaria attenzione.

Analizzando infatti gli ambiti della raccolta dati e la relativa modalità, la potremmo contestualizzare all’interno di più fasi e in più processi aziendali e, nel caso in cui questa debba avvenire al di fuori della struttura aziendale, ovvero in mobilità e generalmente definita “da campo”.

Il modus strategico per definire il supporto alle attività da campo

Image

Generalmente, queste attività sono spesso fonte di inefficienza o di ritardi dovuti al fatto che se le informazioni sono raccolte tramite moduli cartacei, questi devono arrivare spesso fisicamente in sede dove un operatore dovrà a sua volta trascriverne i dati all’interno di fogli di calcolo oppure, se previsto, all’interno del sistema gestionale aziendale. Quindi all’inefficienza determinata dal ritardo con cui queste informazioni arrivano in azienda si aggiungono anche i rischi determinati dal potenziale errore di trascrizione. Pensiamo infatti ai dati che non sono stati preventivamente categorizzati o strutturati e che al momento del loro inserimento non possano esser registrati correttamente. Ulteriori elementi di riflessione si possono incontrare nella gestione degli allegati “multimediali”: pensando a foto o video da archiviare, se il sistema informativo aziendale non prevede alla fonte la possibilità di creare dei faldoni digitali all’interno dei quali allegare tutti i file, è facile generare ulteriori inefficienze nelle ricerche degli stessi piuttosto che nella loro classificazione.

L'innovazione gestionale delle attività su campo passa quindi attraverso un processo guidato e semplice che può esser semplificato in 5 semplici fasi, supportate da altrettante tecnologie integrate:

  • EDITOR PER MOBILE APPLICATION efficace per interfaccia utente e operatività su campo, offline e online;
  • DEFINIZIONE DEL PROCESO DI RACCOLTA DATI correlato al tipo di incarico assegnato all'utente sul campo;
  • RACCOLTA DEI DATI IN TEMPO REALE, aggregazione i un unico punto dei dati raccolti trasformandoli in informazioni strategiche, pronte alla consultazione e alla condivisione;
  • STORICIZZAZIONE IN DATABASE locale per favorire l'integrazione con i sistemi informativi aziendali;
  • POTENTI TOOL DI ANALYTICS necessari per poter consultare con efficacia i dati aggregati in cruscotti grafici e smart contenenti KPI e indicatori dinamici, aggiornati in real time.

Capire le inefficienze è la base per progettare i nuovi processi digitali

Generalmente, queste attività sono spesso fonte di inefficienza o di ritardi dovuti al fatto che se le informazioni sono raccolte tramite moduli cartacei, questi devono arrivare spesso fisicamente in sede dove un operatore dovrà a sua volta trascriverne i dati all’interno di fogli di calcolo oppure, se previsto, all’interno del sistema gestionale aziendale. Quindi all’inefficienza determinata dal ritardo con cui queste informazioni arrivano in azienda si aggiungono anche i rischi determinati dal potenziale errore di trascrizione. Pensiamo infatti ai dati che non sono stati preventivamente categorizzati o strutturati e che al momento del loro inserimento non possano esser registrati correttamente.

Ulteriori elementi di riflessione si possono incontrare nella gestione degli allegati “multimediali”: pensando a foto o video da archiviare, se il sistema informativo aziendale non prevede alla fonte la possibilità di creare dei faldoni digitali all’interno dei quali allegare tutti i file, è facile generare ulteriori inefficienze nelle ricerche degli stessi piuttosto che nella loro classificazione.

Perché affidarsi al centro di competenza di un system integrator è la strategia migliore.

La consulenza e la competenza del team di consulenti ALDEBRA dedicato al mondo delle attività IN FIELD rappresenta la parte più strategica e di valore, in cui la digitalizzazione non va considerata come una semplice conversione in formato elettronico dei documenti, ma rappresenta un’opportunità importante per rivedere i processi aziendali in un’ottica di massima efficienza ed efficacia.

Gestire in forma digitale la pianificazione della raccolta dati, assegnare le attività alle risorse, raccogliere i dati in forma strutturata, organizzata e combinare ad essi elementi multimediali, firmare documenti digitalmente e mandarli in archiviazione sostitutiva, importare i dati direttamente nei sistemi informativi e aggregare i dati in business intelligence… questi sono solo alcuni dei potenziali risvolti che possono esser raggiunti con un processo di digitalizzazione ben strutturato ed integrato.