DMS - Archiviazione e Gestione Documentale Elettronica Sostitutiva
Il DMS, ovvero il Document Management System, rappresenta la piattaforma software tramite la quale è possibile attivare la gestione documentale volta a valorizzare i contenuti, abilitare i processi e soprattutto semplificare il passaggio a un paradigma paperless per permette all'utente di evolvere il proprio sistema di lavoro senza alcun sforzo.
ALDEBRA risponde alle esigenze delle piccole, medie o grandi aziende e le affianca con il proprio team di consulenti nei processi critici di integrazione, interagisce con il sistema informativo esistente, dialoga con i database già utilizzati in azienda con l’obiettivo di diventare il fulcro di tutti i processi documentali in azienda.
Con le soluzioni DMS, il team di consulenti ALDEBRA accresce l’efficienza nei processi aziendali, consentendo un recupero di risorse e tempo da indirizzare ad attività più produttive. Una reale integrazione con sistemi software di qualsiasi tipo: non è mai stato così semplice scambiare dati e documenti con ERP o CRM o altre applicazioni aziendali. L’utente utilizza i normali strumenti per interagire con il sistema, per inserire o per condividere informazioni mentre il sistema si adatta alle logiche dell’utente.
Un ambiente di implementazione senza limiti, che si adatti alle esigenze Multi azienda, multi sede, multi database, multi formato e multi lingua. Che comprenda inoltre i “canali tematici”, pubblici o privati, nei quali far confluire messaggistica (chat), documenti e processi tra i partecipanti afferenti al canale tematico definito.
La consulenza ALDEBRA per la realizzazione di un sistema di archiviazione e conservazione documentale a norma prevede l’impiego di una piattaforma attraverso la quale gestire le informazioni e i contenuti per ogni area aziendale, dall'area Amministrazione, Finanza e Controllo, a partire dai documenti amministrativi (B2B) fino alla governance, qualità, passando per la produzione, le risorse umane, le vendite, il magazzino e la supply chain.
L’adozione di una filosofia Paperless aziendale rappresenta poi un ulteriore fondamento su cui un progetto DMS trova sua ragione d’essere, convergendo in essa anche tutti i vantaggi derivanti dall’eliminazione dei “supporti cartacei” e dei relativi locali archiviazione a favore di sistemi completamente digitalizzati e perfettamente a norma al fine di soddisfare tutti i requisiti di conservazione fiscale.
L’adozione di una soluzione DMS prevede gli strumenti necessari per archiviare e ritrovare documenti cartacei ed elettronici, acquisiti via scanner, provenienti da fax, mail, applicazioni office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali. Attraverso adeguate politiche di governance documentale permette la condivisione dei contenuti e documenti su un tavolo digitale in piena sicurezza e mobilità.
Sicurezza informatica, Audit trail e Conformità a norme altamente restrittive dal GDPR al GMP fino alle norme del mondo Life Sciences & Pharma sono alcuni dei concetti ispiratori della piattaforma DMS.
Un intero sistema sempre “under transaction”, dove il controllo dell’integrità del dato è costante, il tutto con tecnologie per l’autenticazione all’avanguardia (LDAP, LDAPF, ADFS, OKTA). Che siano 500 utenti o 10.000.000 milioni di documenti Adiuto offre la solidità necessaria: solidità della configurazione e del prodotto rispetto ai cambiamenti delle configurazioni hardware e software e direttamente del prodotto.
